人力資源檔案記錄著員工從入職到離職各個重要時期的足跡，包括：家庭、社會關系等歷史資料，它能真實、全面地反映一個人的生活軌跡，也是企業(yè)對員工進行升職等重要信息的有力證明，需要永久保存。在工作過程中，人事檔案信息是基礎信息，也是查詢最多的基礎模塊，所以做好人事檔案管理工作十分必要。下面簡單介紹一下人事軟件中檔案管理的作用。
現(xiàn)實工作中，尤其是用人單位發(fā)生重大的內部調整、人事變動等情況時，人事檔案的管理顯得尤為重要。人事檔案管理信息系統(tǒng)是實現(xiàn)人力資源信息化、數(shù)據(jù)化、多角度、全方位對比分析的方便工具。
例如在各部門之間的整合或分割過程中，如果能充分利用人事檔案管理信息系統(tǒng)的人事檔案數(shù)據(jù)，同時輔助組織管理、培訓管理等功能，就能做到善選人才，用好人才，讓真正適合的人才進入崗位。如果由于收集的資料不完全，個人成長經歷記錄不完整，可能會在本次人員配置中失去機會，對個人或集體也可能是一個損失。
為此，充分利用人事軟件的檔案管理功能，建立健全人事檔案數(shù)據(jù)庫，及時更新，動態(tài)管理人事檔案信息，確保人事檔案信息的及時性、真實性、準確性，并實行開放式管理。
一方面，建立員工工作業(yè)績檔案，及時記錄員工的工作情況、工作業(yè)績以及在重大活動、重要事件中的表現(xiàn)；而檔案管理系統(tǒng)則是建立員工能力檔案，重點收集個人學歷、專業(yè)水平、繼續(xù)教育情況以及參加各種資格考試和注冊考試等能反映個人能力的材料，真實、準確、完整、立體地反映員工的工作情況。
職工人事檔案管理軟件的各項功能既相互獨立又相互補充，在充分利用職工人事檔案管理軟件的功能的同時，還可以對其他功能數(shù)據(jù)進行對比分析，以達到全面、準確決策的目的。
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